Закупівлі за оновленими правилами Ukraine Facility у 2025 році: гайд для замовників шкільного обладнання та освіти

Закупівлі в межах програми Ukraine Facility мають свої особливості та вимоги, які важливо знати та враховувати замовникам під час оснащення шкіл, кабінетів, STEM-лабораторій та навчальних просторів.

4 жовтня 2025 року набули чинності зміни до Постанови КМУ №1178, затверджені Постановою Кабінету Міністрів України від 25.09.2025 №1254. Вони чіткіше врегульовують порядок закупівель у межах Рамкової угоди між Україною та Європейським Союзом щодо реалізації фінансування за інструментом Ukraine Facility.

У Постанові 1178 з’явився спеціальний окремий розділ: «Особливості здійснення закупівель у рамках виконання заходів (кроків), передбачених Планом України, схваленим розпорядженням Кабінету Міністрів України від 18 березня 2024 р. № 244».

Закупівлі товарів, робіт і послуг у рамках виконання заходів (кроків), передбачених Планом України (розпорядження КМУ від 18.03.2024 №244) здійснюються незалежно від вартості закупівлі, але з обов’язковим дотриманням вимог цього розділу.

Річний план закупівель: на що звернути увагу

Згідно з пунктом 81 Постанови 1178, у річному плані закупівель необхідно зазначати: 

• джерело фінансування закупівлі; 
• захід (крок) Плану України, у межах якого здійснюється закупівля; 
• повний код програмної класифікації видатків та кредитування бюджету (7 знаків).

Код Програмної класифікації містить сім знаків (перших два – ознака головного розпорядника бюджетних коштів, третій знак - відповідальний виконавець бюджетної програми у системі головного розпорядника, наступні чотири – номер бюджетної програми)

Відкриті торги: обов’язкові вимоги

В оголошенні про відкриті торги у полі «Донор» обов’язково зазначається, що закупівля здійснюється в рамках Ukraine Facility.

У тендерній документації замовник має зазначити, що: 

1. Закупівля здійснюється в рамках Ukraine Facility.
2. Учасники процедури закупівлі (резиденти і нерезиденти) незалежно від форми власності та організаційно-правової форми, беруть участь у закупівлях товарів, робіт і послуг у рамках виконання заходів (кроків), передбачених Планом України, за умови, що зареєстровані (для юридичних осіб)/є громадянами (для фізичних осіб) у прийнятних країнах.
3. До учасників та їх кінцевих бенефіціарів не застосовано санкції ЄС.
4. Усі товари, товари у складі закупівель послуг, товари та/або матеріальні ресурси у складі закупівель послуг з поточного ремонту/робіт, які закуповуються в рамках виконання заходів (кроків), передбачених Планом України повинні походити з прийнятних країн.

Самостійне декларування учасників

На етапі подання тендерної пропозиції учасник самостійно декларує в електронній системі закупівель: 

• реєстрацію в прийнятній країні; 
• відсутність санкцій ЄС; 
• належне походження товару.

Жодних підтвердних документів на цьому етапі не вимагається.

Вимоги до переможця процедури закупівлі:

Переможець процедури закупівлі у строк, що не перевищує чотири дні (з дати оприлюднення в електронній системі закупівель повідомлення про намір укласти договір) повинен завантажити в систему: 

1. Документ про країну реєстрації (для нерезидента).
2. Документи щодо субпідрядників (за наявності).
3. Інформацію про громадянство, прізвище, ім’я, по батькові (за наявності), які повинні бути зазначені українською мовою і транслітерацією латиницею (для фізичної особи - переможця процедури закупівлі).
4. Підтвердження відсутності санкцій ЄС (PDF з сайту sanctionsmap.eu, сформований не раніше ніж за 4 дні до подання).

Вимоги до постачальника 

Постачальник товарів, виконавець робіт чи надавач послуг, з яким укладено договір про закупівлю, під час подання документів для здійснення оплати за договором про закупівлю повинен подати замовнику:

1. Підтвердження відсутності санкцій ЄС.
2. Документ про країну походження кожного товару, кожного товару у складі закупівель послуг, кожного товару та/або матеріального ресурсу у складі закупівель послуг з поточного ремонту/ робіт, який постачатиметься за результатом такої оплати/поставлений (сертифікат про походження товару або засвідчену декларацію про походження товару, або декларацію про походження товару, або сертифікат про регіональне найменування товару).

Підстави для відхилення учасника процедури закупівлі та переможця процедури закупівлі 

У запиті пропозицій постачальників в електронному каталозі замовник зазначає, що закупівля здійснюється в рамках Ukraine Facility.

У запиті замовник також зазначає про необхідність самостійного декларування і підтвердження того, що:

• постачальник зареєстрований / є громадянином прийнятної країни;
• усі товари походять з прийнятних країн;
• до постачальника, його КБВ та учасників не застосовані санкції ЄС і вони не включені до санкційних списків ЄС.

Переможець відбору має протягом 5 днів з дати визначення його переможцем завантажити в електронну систему:

• документ про країну реєстрації / громадянство;
• підтвердження відсутності санкцій щодо переможця, його кінцевих бенефіціарних власників, членів або учасників (акціонерів) (PDF-файл із сайту www.sanctionsmap.eu, сформований не раніше ніж за 4 дні до подання).

Обов’язки замовника

• Замовник має 5 календарних днів на підписання та оприлюднення договору.
• Перед підписанням договору обов’язково потрібно перевірити, чи переможець завантажив усі документи.
• Якщо документи не завантажені - замовник зобов’язаний відхилити переможця (п. 87 Постанови №1178).

Закупівлі без електронної системи

Замовники мають право укладати договори без використання електронної системи закупівель, якщо вартість не перевищує:

• до 100 тис. грн — товари та послуги;
• до 200 тис. грн — послуги з поточного ремонту;
• до 1,5 млн грн — роботи.

При цьому вимоги Ukraine Facility залишаються обов’язковими.

Важливе нагадування наприкінці року

У зв’язку із завершенням 2025 року замовникам варто приділити особливу увагу оприлюдненню звітів про виконання договорів про закупівлю.

Перелік договорів, за якими необхідно оприлюднити звіт, доступний на порталі Prozorro Інфобокс.

Чому це важливо саме для закупівель шкільного обладнання

Оснащення шкіл, навчальних кабінетів, STEM-лабораторій та освітніх просторів у межах Ukraine Facility потребує не лише якісного обладнання, а й чіткого дотримання процедур.

Помилки в документах, некоректно зазначене джерело фінансування або походження товару можуть призвести до затримок у закупівлі, відхилення пропозицій, фінансових санкцій для замовника.

Потрібна консультація або супровід?

Компанія “Бі-Про” має професійну команду експертів, що працює із закупівлями шкільного обладнання та навчальних матеріалів у межах Ukraine Facility. Маємо більше 600 виграних тендерів, завжди тримаємо руку на пульсі і першими дізнаємось про будь-які зміни у вимогах та процедурах закупівель. 

Ми допоможемо: 

• швидко розібратись у вимогах саме під вашу закупівлю; 
• підготувати усі необхідні документи; 
• підібрати оптимальний формат закупівлі; 
• супроводити процес від планування до постачання обладнання;

Також надаємо повний юридичний супровід на всіх етапах закупівлі, юридичну підтримку у вирішенні спірних питань.

Запрошуємо до співпраці!